Dispussip Denpasar Memusnahkan Arsip Kedaluwarsa

Denpasar (Antara Bali) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispussip) Kota Denpasar, Bali melakukan pemusnahan arsip-arsip yang sudah tidak bermanfaat atau kedaluwarsa dalam upaya efisiensi kerja dan penempatan arsip.

"Pemusnahan arsip ini meliputi arsip sudah kedaluwarsa pada unit kerja lingkungan Pemkot Denpasar," kata Kepala Dispussip Kota Denpasar I Putu Budiasa di Denpasar, Selasa.

Ia mengatakan pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip tersebut telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 66 tentang Prosedur Pemusnahan Arsip.

Budiasa mengatakan arsip-arsip tersebut sebelum dimusnahkan telah diproses dan dinilai secara cermat sesuai ketentuan yang berlaku. Terkait nilai guna arsip dalam berbangsa dan bernegara sangat menentukan kebijakan pemerintah.

"Untuk seluruh jajaran pemerintah kota, lembaga dan organisasi lainnya agar menjaga arsip dan melestarikan dengan baik dan perlu kehati-hati, karena arsip yang telah dimusnahkan tidak akan bisa dikembalikan, dan tak boleh dimusnahkan tanpa melalui prosedur yang benar,`` ujarnya.

Budiasa lebih lanjut mengatakan penyusutan dan pemusnahan arsip merupakan kegiatan untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan arsip. Tujuan penyusutan dan pemusnahan arsip menentukan arsip-arsip yang vital dan memiliki nilai guna serta untuk efektivitas dan efisiensi dalam rangka menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga serta untuk mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali jika arsip sewaktu-waktu diperlukan.

Ia menjelaskan, adapun arsip unit kerja yang dimusnahkan dalam tahun 2017 meliputi arsip unit kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar dan Kelurahan Kesiman yang memiliki retensi dibawah sepuluh tahun ditetapkan oleh Pimpinan Penyelenggaraan Daerah Kabupaten Kota setelah mendapat persetujuan tertulis dari bupati dan wali kota sesuai Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 Tahun 2012.

Selain itu juga mengacu pada pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 71 (ayat 1), yang sedang yang memiliki retensi sekurang-kurangnya sepuluh tahun ditetapkan oleh wali kota setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI pasal 72 (ayat 1) untuk disesuiakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar.

Budiasa menjelaskan rincian pemusnahan arsip terdiri dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar sejumlah 90 bok berkas dan 154 bok buku dari Kelurahan Kesiman.

Tahapan penyusutan dimulai dari prapenilaian dari 13 Maret sampai 19 Mei 2017, dan selanjutnya penilaian dari 23 Mei hingga 22 Juni 2017. Setelah mendapat persetujuan Wali Kota Denpasar maka penyusutan atau pemusnahan dapat dilaksanakan dengan cara dicacah dijadikan kertas rumput.

Arsip statis yang memiliki nilai guna akan diserahkan di Dinas Kearsipan Kota Denpasar. Berdasarkan kajian mendalam masing-masing perangkat daerah dibutuhkan empat orang arsiparis atau pengelola arsip.(WDY)